21 Nov Time management: sopravvivere al tempo che scorre
Organizziamo tutto nei minimi dettagli, magari abbiamo pure una serie innumerevole di agende con un ruolo ben predefinito e riconoscibile tramite un articolato sistema di colori, sticker e post-it. Pass. Sapersi organizzare non solo sulla carta, ma anche mentalmente per affrontare al meglio il resto della giornata è fondamentale per portare a termine le task.
L’efficacia di questa abilità risiede nella capacità di decidere coscientemente quanto tempo dedicare a ciascuna missione della lista e far sì di portarla a termine entro tale data. Il passaggio mentale dal deciderlo al farlo non è sempre semplice, ma la riuscita di ciascuna piccola attività vi porterà ad una to-do list completamente spuntata e portata a termine.
Quanti obiettivi avete oggi? Segnatevi il tempo che volete dedicargli, con pause annesse (la mente può sopportare fino ad un certo punto prima di soffrire per la troppa fatica), e da quale task iniziare.
Analizzate i vostri goal. Definite i vostri progetti e tenete conto dei vostri limiti. La creatività e la fantasia creano sempre delle task ambiziose, ma il rischio è di non riuscire a portare nulla a termine e di tralasciare anche il resto per il senso di delusione. Il tempo può giocare brutti scherzi, ma se gestito con attenzione e precisione, saprà ricompensarvi con molta soddisfazione.
Scorrere assieme al tempo
Ci sono diversi modi per cercare di prestare attenzione a come passi il tempo. Un’attività può farlo volare velocemente, mentre un’altra lo fermerà in modo quasi inesorabile, ma grazie alle applicazioni, agli orologi, alle sveglie e a tutte le possibili varianti per rimanere prestanti, sembra che forse ci sia più di una speranza per arrivare vittoriosi a fine giornata.
Noi abbiamo preso in considerazione 4 punti fondamentali, che a volte non vengono presi sul serio:
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Gestire il tempo. Cosa volete fare oggi (parlando nel breve termine)? Bene, considerate quanto tempo avete a disposizione e predisponete delle fasce orarie per dedicarvi solamente a quello.
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Eliminare il superfluo. La superbia umana ci porta a convincerci di riuscire a fare tutto (per chi ci riesce veramente, chapeau), ma il più delle volte è meglio porsi, almeno all’inizio, pochi step e tralasciare ciò che non abbia una deadline urgente.
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Ogni pausa è un’occasione. Fermatevi. Riprendete fiato e liberate la mente prima del prossimo passaggio. Sembrerà una perdita di tempo, ma il vostro corpo vi sarà debitore. Prendetevi 10 minuti senza toccare il cellulare e preparatevi al prossimo tour de force.
Una sfida con gli altri e con se stessi. Pochi obiettivi (per cominciare) per darvi la giusta carica. Ogni giorno sarà una nuova sfida (che sia completare o portare avanti un progetto a lungo termine o iniziare una nuova attività), passiamo ore a trascrivere liste di attività da svolgere, task da portare a termine e commesse da gestire. Trasmettiamo tutto anche nei nostri dispositivi e rispettive app, che stanno diventando tool ormai indispensabili nella nostra quotidianità.
La pianificazione è all’ordine del giorno, eppure quando si arriva a dover effettivamente realizzare e portare a termine i punti sulla to-do list, ci perdiamo.
Come fare per combinare la vostra dedizione per le liste con l’effettiva realizzazione del lavoro?
Time management, lo strumento del tempo
Giocare contro il tempo è una costante della vita. Sembra difficile combinare le attività da svolgere con l’arco della giornata, eppure dobbiamo riuscire a sfruttare al meglio le ore a disposizione. Il time management serve esattamente a questo.
Un po’ di tecnologia non fa mai male
1. Trello: tavole per l’organizzazione dei vari goal, liste delle singole attività e altre pagine per i diversi lavori, è un’applicazione che crea checklist valide per i progetti individuali o di gruppo
2. Teamwork: applicazione per l’organizzazione del lavoro personale e di gruppo. Un’agenda che permette di vedere quali attività bisogna svolgere, a che punto del lavoro sei e in che fase sono i tuoi collaboratori per lo stesso progetto e per le altre attività. Un tool che anche noi Feelers utilizziamo quotidianamente e di cui non possiamo proprio fare a meno. Pianificare et impera.
3. Todoist: disponibile per tutti i dispositivi mobile e pc è l’applicazione colorata che fa da personal assistant. Un calendario diviso in task urgenti o meno suddivisi per categoria e per importanza, con la possibilità di selezionare un orario e (eventualmente) spostare la deadline
Alla fine il time management è un grande sforzo mentale, ma come ogni esercizio, una volta iniziato a fatto quotidianamente, diventerà un’attività automatica e rigenerante. Non pensate alla fatica del momento, aspettate di sentire la soddisfazione del progetto portato a termine a fine giornata!