06 Set Organizzare un evento (pt.1)

Dalla pianificazione alla realizzazione del progetto

Organizzare un evento richiede due condizioni fondamentali: avere bene in mente l’obiettivo e non dare NULLA per scontato.
Semplice, vero? E invece ti assicuro che questo progetto ti regalerà moltissime emozioni contrastanti. Dalla proposta di brief alla realizzazione, subirai una sequenza costante e a cadenza irregolare di informazioni, variazioni, richieste, emergenze e di cambi di rotta, che metteranno alla prova tutto il tuo team.
Ma partiamo con ordine.

Devi organizzare un evento: qual è il tuo obiettivo?

Prima ancora di aprire un documento word o di scribacchiare su carta, devi conoscere l’obiettivo tuo o del tuo cliente.
Devi organizzare il lancio di un prodotto? Presentare una nuova Academy? Partecipare ad un evento più grande dove avrai uno stand a disposizione?
Pondera sull’obiettivo da raggiungere e scrivi una scaletta di informazioni necessarie per poterlo raggiungere.

Lancio di un prodotto:
Se stai organizzando un evento per lanciare un prodotto, pensa a tutto ciò che si può fare!
Sarà un lancio a sorpresa, dove i partecipanti scopriranno direttamente all’evento il prodotto in questione?
L’evento servirà a promuovere una nuova linea del cliente, già noto, e quindi dovrai focalizzarti sul come presentare i vantaggi di questa nuova proposta?
Realizza dei video di grande impatto che possano dare il via all’evento!

Nuova opportunità di formazione:
Stanno per aprirsi le date ai corsi di un ente che vuole fare formazione anche nel digital?
Studia i corsi messi a disposizione e analizza già il target più adatto.
Quali corsi sono i più interessanti? Punta su quelli per fare una breve dimostrazione o workshop durante l’evento.
Sai già quali materiali potrebbero tornare utili ed essere apprezzati come kit dell’evento?

Sarai all’interno di una fiera più grande:
Come allestire lo stand in modo che sia visibile e accattivante anche per i passanti?
Conosci già le attività che puoi offrire per incentivare i partecipanti a fermarsi da te?
Puoi realizzare delle gift bag o regalare dei gadget per far sì che si ricordino di te?
Un piccolo presente da portar via è sempre una cosa gradita. Pensa al potenziale di una borsetta: grande, comoda e utile, saranno gli stessi passanti a farti pubblicità mostrandola in giro.
Se dai delle penne in omaggio, assicurati che scrivano molto bene e che agevolino ogni forma di scrittura. Non c’è niente di più bello di una penna che scrive favolosamente.

Le risorse per organizzare un evento

Quando si parla di organizzare un evento, l’adrenalina ci porta immediatamente a sognare una pianificazione pazzesca, con una gestione impeccabile da parte nostra e con il cliente che ti porge anche una spilla di riconoscimento per il tuo duro lavoro.
Prendi questa energia e incanala le tue speranze riversandole nelle risorse che hai a disposizione.

Le tue risorse, quelle già presenti e quelle che puoi reperire, sono i pilastri di tutta l’organizzazione dell’evento. Non puoi andare sulla Luna senza un’astronave (e senza un ineccepibile astronauta); non puoi realizzare uno di quei piatti tanto desiderati di Masterchef senza seguire alla lettera le ricette; non puoi considerarti un ambientalista se continui a bere dalle bottiglie di plastica e ti rifiuti di investire nel futuro del pianeta.

Analizza la tua idea e confrontala con ciò che hai e puoi avere a disposizione.
Per ogni topic (comunicazione, logistica, materiali, personale, ecc ecc) definisci tutto ciò che si può fare e come. Individua gli elementi principali e redigi il tuo brief: avrai quello generico di presentazione, quello del tuo team e quello da consegnare al cliente.

I tuoi primi passi

Obiettivi e risorse sono i primi due grandi punti che devi avere fin da subito.
Una volta definiti questi, hai tutta la parte di vera e propria strutturazione del piano operativo.

La nostra check-list degli “immancabili”

Tutto ciò a cui devi pensare:

• Logistica: assicurati di avere una mappa della location per poter prendere le misure per i totem e tutto il materiale grafico utile per l’evento. Studia le disposizioni di ogni cosa e utilizza al meglio gli spazi.
• Luci, sound, microfoni di riserva, prove proiezioni video: sembrano elementi secondari rispetto alla pianificazione del programma, ma se non funzionano, mettono a rischio tutto il tuo duro lavoro.
• Pompieri e misure di sicurezza: ci sono spazi che richiedono la supervisione di questi professionisti. Informati per tempo su cosa sia necessario fare e offri ai tuoi partecipanti (e al tuo team) un evento in totale sicurezza
• Lunch break: il catering potrebbe già proporti delle alternative, ma ricordati comunque di informarti sempre sulle disponibilità a preparare piatti vegetariani, vegani e altre alternative.
• Attenzione e cura per ogni cosa: i tuoi partecipanti devono sentirsi coccolati. Se vedi un invitato che ha bisogno di informazioni, fai in modo che i responsabili di tale task siano sempre sul pezzo.

Seguici nei prossimi articoli per scoprire come procedere nell’organizzazione del tuo evento.