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Trello is where the magic happens

Può una applicazione come Trello cambiare faccia al workflow operativo in un’agenzia? La risposta è si e in questo articolo vi spieghiamo come!

Organizzare il lavoro di un team è sicuramente il primo step per avere un’azienda funzionale in grado di raggiungere gli obiettivi prefissati nei tempi prestabiliti. Un passaggio fondamentale che tuttavia può non essere immediato. Le difficoltà possono essere molte, dalle tempistiche non rispettate alle incomprensioni delle singole task che compongono il progetto.
In un ufficio il workflow può essere strutturato in molti passaggi, coinvolgendo diversi metodi di lavoro quante sono le teste dei membri di un team.

Da quando abbiamo adottato Trello per il nostro team la vita in ufficio non è più una sequenza di momenti di panico.

Che cos’è Trello?

Trello è uno strumento di organizzazione del lavoro strutturato in maniera facile e intuitiva sia in app che online.
Grazie alla sua grafica di immediata comprensione, è possibile avere un confronto in tempo reale con tutti i membri del team e raggiungere più facilmente gli obiettivi prefissati.

Le funzioni che amiamo

Ma come si organizza nel pratico il lavoro con questa app salva vite?
Partiamo dal principio: il primo step è sicuramente creare lo spazio (Workspace) di lavoro aggiungendo tutti i membri coinvolti nel team.

Una volta definito questo si può iniziare a organizzare effettivamente il lavoro, creando schede e task condivise con i membri interessati. Aggiungendo il power up “Calendario” è possibile contestualizzarle in un vero e proprio calendario che dà la struttura portante e l’intuitività di cui parlavamo nell’introduzione.

Nel nostro caso specifico usiamo le schede per raggruppare in un unico luogo la grafica e il copy dei post che compongono il piano editoriale: questo ci permette di risparmiare tempo prezioso e di trovare subito tutto ciò che ci serve nel momento in cui li faremo approvare dai clienti (che, invitati all’interno della board, potranno avere sempre sott’occhio lo status del piano editoriale) o li andremo a programmare.

Ogni scheda poi può avere tag utili a differenziare la tipologia del contenuto prodotto, ad esempio differenziandolo per tema o per social dove questo verrà condiviso.
Una volta che la task è stata completata la si può contrassegnare spuntando l’apposita sezione posta graficamente vicino il titolo della task. Nel calendario, dove tutti i post sono presenti sotto forma di post it, il titolo apparirà barrato: questo darà una visione completa e immediata di quante schede si dovranno ancora completare e di quante invece sono state completate.

Ma questo è solo uno degli utilizzi possibili: gli spazi di lavoro infatti possono essere creati da zero per organizzare qualsiasi tipo di lavoro oppure organizzati secondo delle checklist pre-impostate (da project management con le task “base” già inserite all’organizzazione per un meeting da remoto).

Se ad esempio il lavoro da organizzare è un meeting da remoto, Trello suggerirà un elenco di task da completare e da personalizzare con le specifiche del lavoro effettivo. In questo modo risulterà più semplice e chiaro a chi deve organizzare e a chi deve svolgere il lavoro i passaggi e le tempistiche da rispettare.

Perché utilizzarlo?

Per concludere quindi, perché utilizzarlo? Tre motivazioni che hanno convinto noi:

  • è gratis, con qualche limitazione rispetto alla versione premium ma comunque con tutte le funzioni che vi abbiamo elencato;
  • è intuitivo, con una grafica semplice e scorciatoie per trovare subito la board che più utilizzate semplicemente contrassegnandola con una stella;
  • semplifica gli step da fare per raggiungere gli obiettivi prefissati perché agevola il coordinamento in tempo reale tra i vari membri del team.

 

Noi andiamo a finire i post di questo mese, clicca qui per iniziare la tua board!