26 Ago Brief (pt.4) Il debrief: lo step finale
Il debrief è l’ultimo tassello della lunga, emozionante e (a volte) estenuante elaborazione di un brief (approfondisci questo argomento qui).
Dopo una prima fase di pianificazione, esposizione al tuo team (pt.2) e al cliente (pt.3), c’è lo svolgimento di tutto ciò che hai ideato. Alcune persone pensano che il progetto termini una volta sbaraccato tutto, che il lavoro si concluda con la pubblicazione dell’ultimo post o dell’ultima live svolta durante un evento.
In realtà non è così: il brief raggiunge la sua fine solo dopo il debrief.
Debrief: dall’inglese “debriefing” significa “resoconto”. È il riassunto che viene prima scritto e poi presentato al proprio team con l’obiettivo di informare tutti su cosa sia stato fatto di positivo e su cosa migliorare in futuro.
A redigere il debrief è la stessa persona che ha scritto il brief. È responsabile dell’insieme delle attività e occhio vigile per tutta la durata della realizzazione del progetto.
Come strutturare un debrief?
Ci sono vari metodi per segnarsi le informazioni, noi consigliamo quanto segue:
1. Scrivi poche righe, chiare e approfondiscile più avanti. Non perdere troppo tempo a scrivere note perfette durante i lavori. C’è troppo da fare, devi essere attento a tutto e avrai poco tempo.
2. Riordina i tuoi appunti, una volta terminato il progetto
3. Suddividi le note in categorie: comunicazione, logistica, altro
4. Scrivi notizie positive, errori e soluzioni attuate per ciascuna categoria
5. Segnati anche di creare delle suggestioni per il tuo team in modo da vedere insieme su altri topic che non avete considerato prima
Il debrief vero: cosa succederà durante la riunione
Se è la tua prima volta, dovrai prepararti psicologicamente.
Il debrief serve per migliorarsi come gruppo, fare teambuilding, non è un momento per testare le amicizie. Non devi prenderla sul personale se riceverai delle critiche e lo devi ricordare anche agli altri. A volte ci si dimentica che il debrief non è fatto per puntare il dito.
Alcuni punti chiave per il quieto vivere:
- Sii deciso. Stai presentando il resoconto di un progetto gestito da te. Non è il momento di cedere ai sentimentalismi;
- Parla sempre al plurale. Non tagliare fuori le persone, non acclamare i singoli membri del team o puntare il dito contro nessuno. Si vince e si sbaglia insieme;
- Chiedi motivazioni e pareri al tuo team. Anche loro avranno notato l’andamento del progetto e questo ti aiuterà ad avere una visione più ampia della situazione;
- “Cosa potremmo fare la prossima volta?” è sempre una bella domanda da fare. L’importante – e ciò che fa la differenza – è che poi la risposta venga effettivamente messo in atto;
- Questo è un appunto speciale che ti indichiamo: siamo umani. Alcune volte potrebbero nascere degli attriti tra le varie persone. In quanto project manager sarà compito tuo stabilire l’ordine tra le varie parti in separata sede.
Riassumendo: il debrief
Il debrief serve a:
1. informare tutto il team sull’esito del progetto
2. indicare azioni da ripetere per progetti simili
3. evitare possibili errori, pianificando già delle soluzioni per le prossime volte
4. ipotizzare nuove strategie da implementare
Citando GOETHE
Non basta sapere, si deve anche applicare; non è abbastanza volere, si deve anche fare.
E alla fine uno spritz di gruppo per chiudere in bellezza il progetto.