02 Feb 5 trucchi per Gmail: salva il tuo tempo
Quanto tempo passi davanti alla tua casella di posta ogni giorno? Siamo sicur* che la risposta sia sempre e invariabilmente: TROPPO.
Con questi 5 trucchi per Gmail vogliamo aiutarti a ottimizzare il tempo che passi per gestire le tue e-mail.
- Programmare l’invio di una mail
- I filtri di Gmail: organizzazione automatica
- Utilizzo modelli per risposte più veloci
- Google tasks: una mail diventa task con un click
- Allegare i file con il drag and drop
Programmare l’invio di una mail
Gmail permette di programmare l’invio delle mail ad una data e un’ora pre-impostata. Per farlo basterà aprire una nuova mail, completarla e invece di cliccare sul tasto Invia fare click sulla freccetta di fianco selezionando programma invio, a questo punto potrai decidere in che giorno e a che ora mandare la tua mail. Perché potrebbe servirti?
- Vuoi portarti avanti con del lavoro, ma non puoi ancora condividere determinate informazioni (es: lancio prodotto)
- Stai lavorando tardi o nel weekend e preferisci far arrivare le tue mail ad un orario “normale” al destinatario
- Vuoi impostare dei solleciti o degli invii automatici futuri
Programmare le mail può essere un grande aiuto per ottimizzare il proprio lavoro e le comunicazioni.
I filtri di Gmail: organizzazione automatica
I filtri su Gmail sono una manna dal cielo quando ci si trova a gestire una casella di posta molto trafficata. Queste automazioni infatti permettono di compiere delle azioni prestabilite in base a dei filtri decisi a monte, come ad esempio indirizzo del mittente, dimensione del messaggio, presenza o meno di allegati eccetera.
Le azioni automatiche possono comprendere: l’archivio o l’inoltro istantaneo, l’applicazione di un’etichetta, l’invio di una risposta pre-impostata e molto altro.
Per creare un filtro sarà sufficiente andare nella schermata delle impostazioni, cliccare su “Filtri e indirizzi bloccati” , “crea un nuovo filtro” e inserire i parametri delle mail da filtrare, a questo punto si potrà scegliere che azione far compiere a Gmail.
Il gioco è fatto e la posta elettronica è smistata.
Utilizzo modelli per risposte più veloci
In combo con i filtri un altro asso nella manica per ottimizzare il proprio tempo sono i modelli per le risposte veloci. Questi modelli preimpostati possono essere utili in caso di mail ricorrenti (come ad esempio mail per richieste prezzi, richieste informazioni generali o curricula). Per creare un modello bisognerà abilitare questa funzione da Impostazioni>Avanzate>Modelli. Dopo aver salvato le modifiche basterà semplicemente scrivere una mail dal nostro composer. Una volta definito il contenuto clicca sui tre puntini in basso a destra per salvare quella mail come modello per riutilizzarla al bisogno. Facendo le stesse operazioni sarà possibile usare i modelli già salvati che si potranno sempre modificare prima dell’invio!
Google tasks: una mail diventa task con un click
Assieme ad ogni mail arriva un nuovo lavoro? Crea una nuova task da poter spuntare una volta finito il lavoro senza usare altre app!
Farlo sarà davvero semplice, apri una qualsiasi mail e fai click sull’icona con la spunta ed il + nella barra superiore. La mail aperta diventerà automaticamente una task visualizzata in un nuovo menù a destra! A quel punto potrai modificare i dettagli e la scadenza, quando cliccherai sulla task verrai riportato direttamente alla mail e potrai spuntarla una volta finito il lavoro!
Allegare immagini con il drag and drop
Ogni volta che provi ad allegare un’immagine ad una mail trascinandola viene sempre incorporata alla mail e mai allegata? Ecco il trucchetto per non incorrere più in questo inconveniente. Seleziona il tuo file a trascinalo esattamente sull’icona dell’allegato, in questo modo il tuo file verrà allegato e non integrato nel messaggio. Chiaramente potrai sempre cliccare direttamente sulla graffetta e selezionare il file dal menù principale ma spesso il drag and drop salva molto tempo!
Ecco i nostri 5 trucchi per Gmail, li conoscevi già oppure ti abbiamo svoltato la giornata? Faccelo sapere interagendo con i nostri post sui social: Facebook e Instagram!