Il grande giorno

Pianificare un evento non è facile. Nell’articolo “Organizzare un evento (pt.1), ti abbiamo già dato alcuni consigli su cosa aspettarti e come prepararti al meglio per questo nuovo progetto.
Ora veniamo al turbinio emotivo, che prende il sopravvento quando l’evento sta per cominciare.

Pianificare un evento: il programma è il tuo migliore amico

Pianificare un evento richiede una mente lucida. Il programma ti aiuta a non perdere mai niente di vista. La scaletta indica cosa bisogna fare, quando e da chi. Sottolinea ciò che è necessario portare a termine nel pre-evento, durante e post evento.
Per ognuna di queste fasi, individua le task per il team comunicazione, per la logistica (tenendoli separati) e chi è il responsabile di ogni area operativa.
Tu e il tuo team dovete sapere esattamente cosa ci si aspetta da ognuno di voi e chi sia il responsabile di ciascuna area. Questo vi permette di interfacciarvi subito con il diretto interessato nel caso dovessero sorgere emergenze dell’ultimo minuto.

Il programma è il tuo salvagente.
Pianificare un evento è una cisterna colma di sorprese, pronta a riversarsi su di te.
A pochi giorni dall’evento (per non parlare del giorno stesso), sarai talmente preso dai preparativi e dall’emozione, che potrebbero sfuggirti alcune cose. Non disperare, è normale che ci sia un po’ di caos e il conto alla rovescia non aiuta.
Confida nel programma che hai redatto nei tuoi momenti più sereni e seguilo.

organizzare un evento

Team: il tuo fan numero uno

Sei il project manager di questo evento, ma non sei da solo.
Pianificare un evento è emozionante, sfidante, una continua dimostrazione di quanto si possa imparare ogni giorno. Non limitare le tue possibilità a causa del tuo ruolo.
Chiedi il supporto del tuo team e rendilo partecipe delle fasi creative. I tuoi collaboratori non sono solo braccia pronte ad attivarsi, ma anche menti brillanti che possono sostenerti e assicurarti la buona riuscita del progetto.
Parti brieffandoli sul programma e sulle aspettative che hai.
Consegnali il documento e rispondi alle loro domande. Alcuni giorni prima del grande evento, fai l’ultima riunione e assicurati che tutti abbiano capito il proprio ruolo.
Per saperne di più su come preparare al meglio il tuo gruppo di lavoro, leggi il nostro articolo su “brief (pt.2) per il team”.

ON AIR: si va in scena!

Il grande giorno è arrivato e l’adrenalina è alle stelle!
Andrà tutto bene? Raggiungerai gli obiettivi prefissati? Le tue aspettative saranno soddisfatte?
Eccoti una breve scaletta di do’s and don’ts da tenere a portata di mano:

  1. Segui la scaletta del brief, sempre. L’hai scritta per un motivo e ora non è il momento di perderla di vista.
  2. Monitora il tuo team. Sono persone responsabili, ma il lavoro è tanto. Assicurati che sappiano sempre cosa fare e che non restino con le mani in mano. Il ruolo di guida è fondamentale.
  3. Controlla la gestione del pre, durante e post evento. Fai in modo che le tempistiche segnate, vengano rispettate.
  4. Diventa operativo. Anche tu dovrai lavorare attivamente. Oltre a seguire i lavori di tutti, dovrai essere la spalla su cui poter contare. Sostieni il tuo team e offri supporto lì dove vedi che sia necessario.
  5. Debrief. Prepara carta e penna (o strumenti digitali di tua scelta) per segnarti tutto ciò che è andato bene, ciò che poteva essere evitato, idee per eventi simili futuri.
    Gli appunti che prenderai per il debrief, dovrai riportarli poi alla riunione post-evento. Questo sarà un momento di confronto che aumenterà il livello di efficienza e le skill tue e del tuo team per la prossima pianificazione.
    Scopri come prepararti al meglio per quest’ultima fase.

Come puoi vedere, pianificare un evento non è solo un elenco di punti da mettere in atto. Questa task, al contrario, richiede la massima attenzione anche dal punto di vista delle risorse umane e delle tue capacità gestionali.

Vuoi conoscere un caso pratico?
Qui ti raccontiamo un evento che abbiamo organizzato per il nostro cliente Crismatica Network.

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